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Aktenlauf ist die Bezeichnung für eine automatische Weitergabe von Dokumenten oder Mappen zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen. In einem Aktenlauf können beliebig viele Stationen enthalten sein. Jeder Aktenlauf kann eine "Abschlußaufgabe" enthalten, d.h. eine Aufgabe, die ausgeführt wird, wenn alle Beteiligten den Aktenlauf gesehen/freigegeben haben.
isidocs unterscheidet zwischen zwei Arten eines Aktenlaufes: Kenntnisnahme und Freigabe.
Kenntnisnahme:
Bei einem Aktenlauf »Kenntnisnahme« wird allen Beteiligten sofort eine Aufgabe erzeugt, jede(r) Beteiligte kann unabhängig vom anderen Die Mappe oder das Dokument freigeben und seine Bemerkung dazu machen. Hier kann jeder Mitarbeiter nur einmal im Aktenlauf sein.
Freigabe:
Bei einem Aktenlauf »Kenntnisnahme« wird dem ersten Beteiligten in der Liste sofort eine Aufgabe erzeugt, und erst, wenn er die Freigabe durchgeführt hat, wird dem nächsten Beteiligten eine Aufgabe angelegt
.Aktenläufe können von jedem Anwender mit den entsprechenden Berechtigungen angelegt werden. Um jederzeit den Überblick über alle noch unerledigten Aktenöüfe zu haben, kann aus dem Hauptmenü heraus über das Augen-Symbol eine Übersicht aufgerufen werden. In dieser Übersicht sind zu jedem Aktenlauf der Fortschritt sichtbar und es werden die Beteilgten aufgelistet. Man kann so auf einen Blick erkennen, wo noch Aktionsbedarf ist.
Aktenläufe können manuell angelegt werden, aus Vorlagen ausgewählt werden oder sogar Teil einer Klassifikationsvorlage sein.
Aktenlauf manuell anlegen
Das geht direkt vom Verweis/der Mappe aus.
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